Para quienes trabajan en una organización vinculada al cannabis, cultivar es apenas una parte de la tarea. A medida que una ONG crece aparecen pacientes que registrar y seguir, médicos, dispensas, stock, genéticas, lotes, documentación y procesos que deben mantenerse actualizados. Llevar todo eso en planillas, papeles o archivos separados puede convertirse rápidamente en un problema.
CannaSuite nació, justamente, a partir de una necesidad concreta. Federico Lamas y Nahuel Pérez, socios de una software factory y cultivadores, comenzaron desarrollando una herramienta para gestionar su propio cultivo. Con el tiempo, el proyecto se amplió hacia la gestión integral de ONGs y clubes vinculados al cannabis, con el objetivo de centralizar información, ordenar procesos y facilitar la trazabilidad de cada operación.
Federico Lamas y Nahuel Pérez, fundadores de CannaSuite.
CannaSuite: de una herramienta para el cultivo a un software para ONGs
Federico y Nahuel son socios desde hace casi una década y fundaron juntos Wave It, una empresa de desarrollo de software con base en el Partido de La Costa. Además de trabajar en tecnología, ambos son cultivadores. Hace unos años comenzaron a desarrollar junto a amigos un cultivo asociado y se encontraron con una necesidad que conocían bien: necesitaban saber qué estaba pasando en la sala y llevar un registro ordenado de las tareas. Así surgió la primera versión de la herramienta de gestión de cultivo.
Sala Living Soil – Cultivo asociado inical.
El salto hacia las ONGs apareció después, cuando comenzaron a vincularse con otros actores del sector y decidieron poner en marcha su propia organización. En ese proceso detectaron que las necesidades no terminaban en el cultivo. También había que gestionar pacientes, médicos, dispensas y documentación, además de cumplir con las presentaciones y obligaciones vinculadas al REPROCANN.
“Somos una herramienta que sigue al paciente, que sigue todo lo necesario para cumplir la reglamentación”, explica Nahuel durante la entrevista. La idea inicial era evitar que a su propia organización le ocurrieran problemas que ya habían visto en otras: llegar a una fecha límite y recién entonces descubrir que faltaba información o documentación.
Así empezó a tomar forma CannaSuite como plataforma para administrar ONGs. Lo que originalmente había sido una herramienta interna fue incorporando nuevas funciones a partir de las necesidades que encontraban en otras organizaciones.
El desafío de profesionalizar la gestión
Para los desarrolladores, uno de los principales cambios que atraviesa el sector es el paso de una actividad históricamente desarrollada en la clandestinidad hacia estructuras que buscan funcionar dentro de marcos legales y administrativos.
Nahuel señala que durante mucho tiempo el cannabis estuvo asociado a la ilegalidad y la marginalidad, mientras que en los últimos años la discusión sobre derechos, acceso y regulación abrió la posibilidad de construir organizaciones desde otro lugar. En ese escenario, consideran que la transparencia y el registro de la información pasan a ser herramientas centrales.
Pero profesionalizar una ONG no significa solamente incorporar más tecnología. También implica modificar hábitos de trabajo. Según Federico, muchas organizaciones intentan resolver su gestión cotidiana mediante Excel, Word o incluso registros en papel. El problema aparece cuando aumenta la cantidad de pacientes, dispensas y tareas que deben seguirse.
“Al tener acceso a información en tiempo real, podés tomar decisiones”, explica. Contar con datos sobre stock, pacientes activos o dispensas realizadas permite tener mayor previsibilidad y tomar decisiones sobre la organización.
La plataforma busca acompañar ese cambio de procesos desde el momento en que una organización comienza a utilizarla. La idea es que la gestión no se concentre en una persona que recuerda qué hay que hacer o dónde está cada documento. Con CannaSuite, los procesos quedan registrados y pueden ser consultados por quienes tienen que intervenir.
Pacientes, médicos y dispensas en un mismo sistema
Uno de los componentes de CannaSuite está orientado a la relación entre la ONG y sus pacientes. El sistema permite acompañar el recorrido desde la incorporación de un paciente registrado a sus seguimientos posteriores. También contempla la solicitud de dispensas a través de la aplicación.
Una característica central es que la información se organiza según los distintos roles que intervienen en la organización. El administrador puede consultar los datos necesarios para la gestión de los pacientes, pero no acceder a su información clínica. El médico, en cambio, puede consultar la información médica de los pacientes que tiene asignados y registrar sus seguimientos.
También existe un rol específico para quien realiza las dispensas. Esa persona puede verificar si el paciente está habilitado, la cantidad solicitada y la vigencia de su tratamiento, pero no necesita conocer la patología ni acceder a la información clínica.
Solicitud de dispensa desde CannaSuite.
La separación busca limitar el acceso a los datos según la función que cumple cada integrante de la organización. Al mismo tiempo, las operaciones quedan registradas en el sistema para facilitar la elaboración posterior de informes.
Para Nahuel, esta estructura fue pensada desde el comienzo teniendo en cuenta que se trata de información vinculada a salud. El equipo afirma haber trabajado sobre aspectos relacionados con la protección de datos personales, datos médicos y las reglamentaciones que atraviesan al REPROCANN.
Control de trazabilidad con CannaSuite
Otra de las funciones que ocupa un lugar importante es la gestión del stock. En CannaSuite se pueden registrar las distintas genéticas y asociarlas con lotes identificados mediante un código único. Cada lote puede contar con información como su fecha de vencimiento y los pacientes vinculados a las dispensas.
Cuando se realiza una solicitud, el sistema permite descontar esa cantidad del stock correspondiente. De esta manera, la organización puede mantener un registro de los movimientos y saber qué disponibilidad tiene en cada momento.
La trazabilidad no se limita al stock. En la lógica de CannaSuite, cada operación realizada dentro de la organización puede convertirse en información registrada: quién hizo una tarea, qué paciente recibió una dispensa o qué cantidad se entregó.
El objetivo es que, llegado el momento de realizar informes o revisar el funcionamiento de la organización, la información ya esté disponible y no haya que reconstruirla a último momento.
La gestión del cultivo, desde el registro hasta la planificación
CannaSuite también contempla herramientas para gestionar y hacer seguimiento de los procesos de cultivo. La plataforma permite establecer planes de cultivo y programar acciones para distintas etapas. De esta manera, las tareas pueden quedar registradas y generar alertas cuando llega el momento de realizarlas. La idea es que el seguimiento no dependa únicamente de la memoria o la experiencia de quien cultiva, sino que pueda quedar documentado y ser seguido por un equipo de trabajo.
Esta parte de la herramienta también está comenzando a implementarse en otros espacios para obtener feedback de nuevos equipos de trabajo. Según contaron los desarrolladores, están trabajando junto a un campo de fitomejoramiento de La Lucila, donde buscan poner en práctica el sistema de gestión de cultivo y seguir ajustándolo a partir de la experiencia de quienes lo utilizan.
Entre las posibilidades que forman parte de este desarrollo también aparece la inteligencia artificial. El equipo contó que la herramienta puede vincularse con Telegram para registrar acciones sobre el cultivo mediante mensajes de texto o audios. Pero además permite consultar la información almacenada en lenguaje natural: por ejemplo, cuántas plantas hay en una sala, cómo se distribuyen por genética o cuánta agua se utilizó durante determinado período.
Para los desarrolladores, esta posibilidad puede ser especialmente útil para quienes administran un espacio de cultivo y necesitan acceder rápidamente a información sin tener que generar manualmente un informe. Así, la herramienta no solo busca ordenar las tareas cotidianas, sino también facilitar el acceso a los datos que se generan durante el proceso de cultivo.
Datos para tomar decisiones
Para el equipo de CannaSuite, uno de los mayores aportes de digitalizar estos procesos no es solamente evitar papeles. Es la posibilidad de transformar las actividades cotidianas en datos que permitan entender cómo funciona una organización.
Saber cuántos pacientes están activos, cuántas dispensas se realizaron o cuánto stock existe puede servir para tomar decisiones internas, pero también para proyectar el crecimiento de una ONG. Federico incluso plantea que contar con información ordenada puede ser útil al momento de buscar financiamiento, inversores o nuevas oportunidades de crecimiento.
La misma lógica podría aplicarse al seguimiento de tratamientos. Si durante años una organización registra de manera sistemática los seguimientos de sus pacientes, puede construir una base de información que permita detectar patrones y formular hipótesis sobre los resultados de determinados tratamientos, siempre sin exponer la identidad de las personas.
Para los desarrolladores, ese es uno de los potenciales que abre una herramienta de este tipo: pasar de información dispersa a registros sistemáticos que puedan ser analizados en el tiempo.
En un sector que avanza hacia mayores niveles de organización y profesionalización, CannaSuite busca ocupar ese lugar desde la tecnología: ordenar la información, facilitar la trazabilidad y reducir la carga administrativa para que las organizaciones puedan concentrarse en su trabajo: cultivar y acompañar a sus pacientes.